આ માટે નીચેના સ્ટેપ અનુસરો.
નવો રોજમેળ બનાવવો
- મેનુ પર વહીવટી પત્રકો ટેબમાંથી રોજમેળ અને ખાતાવહી ક્લિક કરીને મોડ્યૂલ ઓપન કરો. આ મોડ્યૂલમાં નવો રોજમેળ ઉમેરી શકશો અને જે રોજમેળ અગાઉથી હશે તેનું લિસ્ટ તારીજ સહિત જોઇ શકશો.
- નવો રોજમેળ બટન ક્લિક કરતા લિસ્ટમાં નવી લીટી ઉમેરાશે અને તેમાં જમણી બાજુના ફોર્મમાં વિગતો ભરી શકશો.
- રોજમેળનું નામ અને હિસાબી વર્ષ લખો. કુલ જમા અને ઉધાર એ તારીજ છે. તમાં ફેરફાર નહી કરી શકો.
- પ્રારંભિક તારીખ અને અંતિમ તારીખ ઉમરેો. સામાન્ય રીતે 1લી એપ્રિલ થી 31મી માર્ચ હશે.
- રોજમેળને લગતી કોઇ નોંધ લખવી હોય તો લખી શકો. નોંધ ફક્ત સામાન્ય સમજ માટે છે. તે કોઇ જગ્યાએ પ્રિન્ટ થશે નહી તેથી તેને કોરી મૂકી શકો.
- રોજમેળનું નામ અને અન્ય વિગત સુધારવા માટે સુધારા કરો બટન ક્લિક કરો.
- જો કોઇ રોજમેળ દૂર કરવો હોય તો દૂર કરો બટન ક્લિક કરો. રોજમેળ દૂર કરતા તેની સાથે તે રોજમેળના તમામ ટ્રાન્ઝેક્શન પણ દૂર થઇ જશે.
- આ રીતે જેટલા રોજમેળ નિભાવવાના હોય તે પ્રમાણે નવા રોજમેળ એકાઉન્ટ ઉમેરી દો.
ખાતાવહી અને ટ્રાન્ઝેક્શન ઉમેરવા
- રોજમેળ ઉમેર્યા બાદ તેમાં ટ્રાન્ઝેક્શન ઉમેરવા માટે રોજમેળ મોડ્યૂલ પરથી રોજમેળ ટ્રાન્ઝેક્શન અને ખાતાવહી બટન ક્લિક કરો. આથી ખાતાવહી અને ટ્રાન્ઝેક્શનનું નવું મોડ્યૂલ ઓપન થશે.
- નવા રોજમેળ માટે સૌપ્રથમ ખાતાવહી ટેબમાં ખાતા ઉમેરવાના છે. એક રોકડ અને એક બેંક ખાતુ અચુક ઉમેરવું પડશે. ખાતાવહી ટેબ ઓપન ન હોય તો ખાતાવહી ટેબ ક્લિક કરો.
- જો રોકડ ખાતુ હજી ઉમેરેલ ન હોય તો મેનુ પરથી નવું ખાતુ ક્લિક કરતા ત્રણ પ્રકારના ખાતા માટે વિકલ્પ ખૂલશે. સૌપ્રથમ રોકડ ખાતુ ક્લિક કરો.
- ખાતાના લિસ્ટમાં નવું રોકડ ખાતુ ઉમેરાશે. ઉપરના ભાગમાં ખાતાવહીના પાના નંબર અને ખાતાનું નામ ઉમેરો. પાનાનંબરમાં ખાતાનો ક્રમ પણ આપી શકો. ખાતાનો પ્રકાર બદલી શકશો નહી.
- આ જ રીતે બેંક ખાતુ ઉમેરો. જરૂર મુજબ અન્ય ગ્રાન્ટના ખાતા ઉમેરો. ખાતાના પ્રકાર મુજબ રંગ દેખાશે.
- જ્યારે રોકડ કે બેંક ખાતા સિવાયના ખાતાને સિલેક્ટ કરશો ત્યારે તે ખાતાના ટ્રાન્ઝેક્શન જમણી તરફના ટેબલમાં દેખાશે. અહિં ટ્રાન્ઝેક્શન ઉમેરી કે સુધારી શકશો નહી. ટ્રાન્ઝેક્શન રોજમેળ ટ્રાન્ઝેક્શન ટેબમાં ઉમેરી શકશો. રોકડ અને બેંક ખાતાના ટ્રાન્ઝેક્શન આ ટેબમાં દેખાશે નહી.
ટ્રાન્ઝેક્શન ઉમેરવા
ટ્રાન્ઝેક્શન ઉમેરવા માટે નીચેના સ્ટેપને ધ્યાનથી અનુસરો અને યાદ રાખી લો. જો આપને રોજમેળ લખવાનો અનુભવ ન હોય તો પણ આ સ્ટેપ્સ યાદ રાખી ચોક્સાઇથી બનાવી શકશો. ટ્રાન્ઝેક્શન ઉમેરતા પહેલા જરૂરી ખાતા ઉપર જણાવ્યા મુજબ ઉમેરી લો.
રોજમેળ ટ્રાન્ઝેક્શન અને ખાતાવહી મોડ્યૂલમાં રોજમેળ ટ્રાન્ઝેક્શન ટેબ ક્લિક કરી ટેબ ઓપન કરો. ટ્રાન્ઝેક્શન માટે મેનુ પર છ પ્રકારના ટ્રાન્ઝેક્શન માટેના બટન છે.
ઉઘડતી સિલક ઉમેરવી
- સૌપ્રથમ દરેક ખાતા માટે ઉઘડતી સિલક હોય તો ઉમેરવાની છે. જો ઉઘડતી સિલક હોય તો ઉમેરવા માટે મેનુ પરથી ઉઘડતી સિલક બટન ક્લિક કરો. જેથી નીચેના ટ્રાન્ઝેક્શન ટેબલમાં નવો રેકોર્ડ ઉમેરાશે. ટેબલની ઉપરના ફોર્મમાં વિગતો ઉમેરો.
- ઉઘડતી સિલક માટે રોજમેળની પ્રારંભિક તારીખ રાખો.
- સામાન્ય રીતે ઉઘડતી સિલક જમા રકમ હોય છે. તે રકમ આવક રકમના ખાનામાં લખો. ક્યારેક ઉઘડતી સિલક ઉધાર હોય તો જાવક રકમના ખાનામાં ઉમેરવી. એક રકમનું ખાનું ખાલી છોડવું.
- ઉઘડતી સિલક માટે પહોંચ કે બીલ નંબર આપવાની જરૂર નથી.
- સદર(હેડ)નું નામ સિલેક્ટ કરો. આ લિસ્ટમાં ખાતાવહીમાં ઉમેરેલ ગ્રાન્ટના ખાતા દેખાશે. જે ખાતા હેઠળની સિલક હોય તે સિલેક્ટ કરી લો. આ સિલક હાથ પર હોય તો બેંક/રોકડ માટે લિસ્ટમાંથી રોકડ ખાતુ સિલેક્ટ કરો. બેંકમાં જમા હોય તો બેંક ખાતુ સિલેક્ટ કરો.
- વિગતના ખાનામાં 'ઉઘડતી સિલક' એમ લખો.
- આ રીતે જે ખાતામાં ઉઘડતી સિલક ઉમેરવાની હોય તે તમામ માટે અલગ અલગ ટ્રાન્ઝેક્શન ઉમેરો.
આવક એન્ટ્રી ઉમેરવી
- જ્યારે શાળામાં કોઇ ગ્રાન્ટ આવે ત્યારે આવકની એન્ટ્રી ઉમેરો. જો ગ્રાન્ટ માટે આવેલ ચેક જમા કરાવેલ હોય તો તેને ફક્ત આવક એન્ટ્રી તરીકે ઉમેરો. બેંકમાં જમા એન્ટ્રી તરીકે નહી. જો તે ગ્રાન્ટનું ખાતુ ખાતાવહીમાં ન હોય તો પહેલા ઉમેરી લેવું.
- આવક ઉમેરતી વખતે પહોંચ નંબર અને ચેક/DD નંબર જે તે ખાનામાં ઉમેરવો.
- જે ખાતે ગ્રાન્ટ આવી હોય તે સિલેક્ટ કરો. રોકડ નાણા મળ્યા હોય તો બેંક/રોકડ માં રોકડ ખાતું સિલેક્ટ કરો. બેંકમાં જમા થયા હોય તો બેંક ખાતુ સિલેક્ટ કરો.
- ગ્રાન્ટની વિગત વિગતના ખાનામાં લખો.
બેંકમાંથી ઉપાડ એન્ટ્રી ઉમેરવી
- જ્યારે બેંકમાંથી રકમ ઉપાડવામાં આવે છે ત્યારે બેંકમાંથી ઉપાડ ક્લિક કરીને ટ્રાન્ઝેક્શન ઉમેરવું.
- આ વિગત ભરવાની પ્રક્રિયા થોડી અલગ છે. અહિ આવક રકમ અને જાવક રકમના ખાનામાં એકસરખી ઉપાડેલી રકમ લખો. જે રોકડ ખાતે આવક અને બેંક ખાતે જાવક તરીકે નોંધાશે.
- જે હેડના કામ માટે ઉપાડેલ છે તે સિલેક્ટ કરો. જો બે હેડના ખર્ચ માટે એકસાથે બેંકમાંથી રકમ ઉપાડેલ હોય તો હેડ/ખાતા મુજબ રકમ વહેંચીને અલગ અલગ એન્ટ્રી ઉમેરો. દા.ત. બેંકમાંથી શાળા વિકાસ ગ્રાન્ટના 5000 અને પ્રજ્ઞા ગ્રાન્ટના 5000 મળીને કુલ 10000 રૂપિયા એકસાથે ઉપાડેલ હોય તો એક એન્ટ્રી શાળા વિકાસ ગ્રાન્ટ માટે અને એક પ્રજ્ઞા ગ્રાન્ટ માટે એમ બે અલગ અલગ એન્ટ્રી ઉમેરવી. બંનેમાં પહોંચ નંબર સરખા ઉમેરવા.
- પહોંચ નંબરમાં બેંક ઉપાડની પહોંચના નંબર લખવા.
- બેંક/રોકડ માટે લિસ્ટમાંથી રોકડ ખાતુ સિલેક્ટ કરો.
જાવક એન્ટ્રી ઉમેરવી
- જ્યારે રકમ ખર્ચ કરવામાં આવે છે તેની જાવક એન્ટ્રી ઉમેરો.
- ખર્ચની જાવક એન્ટ્રી ઉમેરતી વખતે બીલ/વાઉચર નંબર ઉમેરવાના છે. બીલ લિસ્ટમાંથી સિલેક્ટ કરવાનું છે જેમાં બીલ રજીસ્ટરમાં નોંધેલ બીલનું લિસ્ટ દેખાશે. જો લિસ્ટમાં જે તે બીલ ન હોય તો બાજુની + ની નિશાની પર ક્લિક કરતા બીલ રજીસ્ટર મોડ્યૂલ ખૂલશે. તેમાં નવા બીલની એન્ટ્રી કરી સેવ કરી બંધ કરો. હવે લિસ્ટમાં નવું ઉમેરેલું બીલ સિલેક્ટ કરી લો.
- જો ચેક કે ડીમાન્ડ ડ્રાફ્ટથી રકમ ચૂકવેલ હોય તો ચેક/DD નંબરના લિસ્ટમાંથી એન્ટ્રી સિલેક્ટ કરો. જો લિસ્ટમાં જે તે એન્ટ્રી ન હોય તો બાજુનું + બટન ક્લિક કરતા ચેક ઇસ્યુ રજીસ્ટર મોડ્યૂલ ખૂલશે. તેમાં ઇસ્યુ કરેલ ચેકની નવી એન્ટ્રી ઉમેરી સેવ કરી લો. ત્યારબાદ લિસ્ટમાંથી નવી ઉમેરેલી ચેકની એન્ટ્રી સિલેક્ટ કરી લો.
- જે ખાતે ખર્ચ કરેલ હોય તે સદર(હેડ)નું નામ હેડળ સિલેક્ટ કરો અને બેંક/રોકડ માટે વિકલ્પ સિલેક્ટ કરી લો.
- ખર્ચની વિગતના ખાનામાં વિગત લખો.
બેંકમાં જમા એન્ટ્રી ઉમેરવી
- જ્યારે કોઇ વધેલી રકમ બેંકમાં જમા કરાવી હોય તો આ પ્રકારની એન્ટ્રી ઉમેરવી. જો ગ્રાન્ટ માટે આવેલ ચેક જમા કરાવેલ હોય તો તેને ફક્ત આવક એન્ટ્રી તરીકે ઉમેરો. બેંકમાં જમા એન્ટ્રી તરીકે નહી.
- અહિ આવક રકમ અને જાવક રકમના ખાનામાં એકસરખી જમા કરાવેલ રકમ લખો. જે બેંક ખાતે આવક અને રોકડ ખાતે જાવક તરીકે નોંધાશે.
- અન્ય વિગતો ભરીને એન્ટ્રી પૂરી કરો.
ગ્રાન્ટ પરત જમા એન્ટ્રી ઉમેરવી
- આ પ્રકારની એન્ટ્રી કરવાની જરૂર ક્યારેક જ પડશે. જ્યારે વણવપરાયેલ ગ્રાન્ટ પરત જમા કરાવે હોય તો આ પ્રકારની એન્ટ્રી ઉમેરો. આ એન્ટ્રી જાવક તરીકે ઉધારાશે.
- રોકડમાં રકમ પરત કરી હોય તો બેંક/રોકડ મા રોકડ ખાતુ અને ચેકથી કે બેંક ટ્રાન્સફરથી પરત કરી હોય તો બેંક ખાતું સિલેક્ટ કરો.
- વિગત લખો.
નવા હિસાબી વર્ષ માટે નવા રોજમેળ બનાવો.
