શિક્ષક મિત્રો, હાલ SMC ફોર્મમાં ઘણી બધી જીણવટ ભરી વિગતો ભરવાની થાય છે. જેમાં છેલ્લા સત્રની પરિક્ષામાં મેળવેલ ગ્રેડ આધારિત ટેબલ ભરવાનું થાય છે. આ ટેબલમાં ધોરણ 1 થી 8ના તમામ વિષયોના દરેક ગ્રેડમાં કેટલા વિદ્યાર્થીની સંખ્યા અને તેની ટકાવારીની વિગતો ભરવાની છે. આ ગણતરી ખૂબ જ સમય અને મહેનત માગી લે છે. આ ગણતરીને સરળ કરવા અહિં Excel શીટ આપી છે. જેમાં ફક્ત દરેક વિષયમાં 100માંથી મેળવેલ ગુણ ઉમેરવાથી તમામ વિગતો આપોઆપ પ્રદર્શિત થાય છે.
SchoolProની માહિતીનું બેકઅપ લેવું તેમજ ડેટાબેઝ બીજા કમ્પ્યૂટરમાં લઇ જવી.
ડેટાબેઝ બેકઅપ અને રીસ્ટોર
જ્યારે આપ શાળાની ખૂબ જ અગત્યની માહિતી કમ્પ્યૂટરમાં ઉમેરો છો ત્યારે આ માહિતી કમ્પ્યૂટરમાં આવેલ ખામીને લીધે કરપ્ટ થાય કે માહિતી દૂર થઇ જાય ત્યારે મુશ્કેલી પડે છે. આ માટે સમયાંતરે માહિતીની ડેટાબેઝનું બેકઅપ રાખવું હિતાવહ છે. બેકઅપ માટે નીચેના સ્ટેપ અનુસરો
શાળાના વહીવટી હિસાબો માટે આ સોફ્ટવેરમાં ખૂબ જ ઉપયોગી રોજમેળ મોડ્યૂલ આપેલ છે. SchoolPro Primary 3માં નવી સુધારેલી રોજમેળ સિસ્ટમ ઉમેરવામાં આવી છે. જેમાં અગાઉના વર્ઝનમાં રહેલ ક્ષતિઓ સુધારી છે તથા બીલ રજીસ્ટર, ચેક ઇસ્યુ રજીસ્ટર, ગ્રાન્ટ રજીસ્ટર જેવા નવા પત્રકો માટેની સવલત ઉમેરી છે. જેની મદદથી આપના તમામ વહીવટી હિસાબો ખૂબ જ સરળતાથી નોંધી સોફ્ટકોપી સાચવી શકશો અને પ્રિન્ટ કરી હાર્ડ કોપી પણ બનાવી શકશો. અહિ રોજમેળ કઇરીતે બનાવશો તે વિગતવાર સમજાવેલ છે.
શાળામાં પુસ્તકાલયમાં પુસ્તકો અને પુસ્તક ઇસ્યુ રજીસ્ટર નિભાવવા ખાસ વ્યવસ્થા કરાઇ છે. જેના દ્વારા શાળાના પુસ્તકાલયના પુસ્તકોની માહિતીનો સંગ્રહ કરી શકશો. પુસ્તક ઇસ્યુ રજીસ્ટરમાં નોંધી શકશો. ઉપરાંત ઉપલબ્ધ પુસ્તકો અને પુસ્તકની સ્થિતિ અંગેની માહિતી નિભાવી શકશો. પુસ્તકાલયમાંથી તાત્કાલિક પુસ્તક શોધી શકશો. જરૂરિયાત મુજબ પુસ્તકોની યાદી પ્રિન્ટ કરી શકશો તેમજ પુસ્તકની ઓળખ સરળતાથી થાય તે માટે લેબલ પ્રિન્ટ કરી લગાડી શકશો.
ઓળખકાર્ડ બનાવવા આપને થોડી Photoshop વિશે માહિતી હોવી જરૂરી છે. કારણ કે આપે સૌપ્રથમ વિદ્યાર્થીના ફોટોગ્રાફ એડિટ કરી વિદ્યાર્થી પ્રોફાઇલમાં ઉમેરવાના છે. આ માટે તમામ વિદ્યાર્થીના ફોટોગ્રાફ ડીઝીટલ કેમેરા કે ફોન વડે પાડી લો.
Excelનો ઉપયોગ કરતી વખતે આપણે ફોર્મ્યૂલા અને લિંકને બચાવવા માટે શીટ પ્રોટેક્ટ કરતા હોઇએ છીએ. જ્યારે ફાઇલમાં ઘણી બધી શીટ હોય ત્યારે સુધારા કરતી વખતે વારંવાર શીટને પ્રોટેક્ટ અને અનપ્રોટેક્ટ કરવી પડતી હોય છે. આ પ્રક્રિયાને ઝડપી બનાવવા અહિં એકસાથે બધી શીટને પ્રોટેક્ટ અને અનપ્રોટેક્ટ કરવાની રીત બતાવેલ છે.
જો આપે હજી વયપત્રકમાં નામો ઉમેરેલ ન હોય તો સૌપ્રથમ વયપત્રક મોડ્યૂલમાં નામ ઉમેરો. નામ ઉમેરતી વખતે નીચેની બાબતો ધ્યાનમાં રાખો.
- જ.ર.નંના ખાનામાં સામાન્ય વયપત્રક નંબર લખવો.
- રજી. નં માં નામ જેટલામાં રજીસ્ટરમાં નોંધેલ હોય તે રજીસ્ટરનો નંબર લખો. જેમ કે આપની શાળામાં ચાર રજીસ્ટર બનાવેલ હોય તો દરેક નામો સાથે તે ક્યા રજીસ્ટરમાં છે તે આ ખાનામાં નોંધો.
જો આપે હજી વયપત્રકમાં નામો ઉમેરેલ નહોય તો સૌપ્રથમ વયપત્રક મોડ્યૂલમાં નામ ઉમેરો. નામ ઉમેરતી વખતે નીચેની બાબતો ધ્યાનમાં રાખો.
- જ.ર.નંના ખાનામાં સામાન્ય વયપત્રક નંબર લખવો.
મિત્રો, અહિં આપને MS Excelમાં બનાવેલ કેલેન્ડર આપેલ છે. જે વર્ષઃ 1900 થી 9999 સુધીનો સમયગાળો બતાવશે. આપે ફક્ત કાળા ખાનામાં વર્ષ બદલવાનું રહેશે. તે અનુસાર તમામ માસ આપોઆપ ગોઠવાશે.
SMC દ્વારા દર મહિતે આપવાની થતી માહિતી માટેના પત્રકો 1 થી 9 આપેલ છે. પ્રથમ પત્રકમાં શાળા, ક્લસ્ટર, બ્લોક, જિલ્લો તથા વર્ષ-માસની વિગતો આપો. અન્ય પત્રકોમાં આ સામાન્ય માહિતી આપોઆપ આવી જશે. પત્રકો પ્રિન્ટ કરો.
